Dopo l’articolo su come organizzare un magazzino da zero, ecco i consigli per la gestione dei depositi, considerando vari aspetti: personale, giacenze e strumenti utili.

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La gestione del magazzino e delle scorte

Prima di introdurre alcune linee guida operative, bisogna capire che cosa si intende quando si fa riferimento alla gestione del magazzino e delle scorte. Spesso, parlando di organizzazione dei magazzini si pensa solo al flusso di merci in entrata e in uscita.

Ma il lavoro che sta dietro alla conservazione e distribuzione di prodotti o semilavorati non è solo questo: ci sono arrivi e partenze, dai centri di produzione e verso negozi o altre officine dove sono effettuate lavorazioni, e c’è anche tanto altro.

Le scorte

Quando il discorso tratta la gestione delle scorte, l’ambito di riferimento è il controllo del flusso dei diversi materiali nei processi logistici con l’obiettivo di abbattere i costi. Infatti, il magazzino è sì una risorsa, ma allo stesso tempo è un costo. Le attività che ruotano attorno a conservazione e movimentazione delle scorte non prescindono mai dalle spese di mantenimento in magazzino di prodotti, merci e semilavorati. Gli accorgimenti per la riduzione dei costi devono essere sempre compatibili con le richieste che derivano da flussi di produzione e vendita.

Un’efficiente gestione del magazzino migliora la redditività dell’impresa rendendo le operazioni veloci e precise e gli esborsi più contenuti.

Il magazzino

Chi ha domande su come gestire un magazzino aziendale, innanzitutto deve prendere in considerazione la complessità delle operazioni che questo compito implica. Oltre al controllo del flusso in entrata e del flusso in uscita di prodotti e materiali, occorre raccogliere informazioni e dati e analizzarli.

I risultati delle valutazioni sono preziosi per identificare possibilità e direzioni nuove per aumentare i profitti.

La mappa del magazzino

Ogni cosa al suo posto, nelle scaffalature, un posto per ogni cosa, nel magazzino.
Vale per la grande impresa di logistica così come per il piccolo negozio a gestione famigliare. Infatti, un punto fondamentale della gestione del magazzino è sapere dove si trova ogni prodotto o semilavorato. Per questo è importante delineare una buona mappa del magazzino.

La gestione del personale del magazzino

L’impresa deve coinvolgere tutto il personale nelle attività che hanno per obiettivo l’ottimizzazione gestionale del magazzino.
Individuare dei responsabili dei processi e stabilire degli incentivi può essere un ottimo modo per promuovere un metodo di lavoro efficace.

Gestire un magazzino con Excel

Un buono strumento per fare l’inventario di magazzino e portarne avanti la gestione è Excel, il software che tutti conoscono, non difficile da usare.
La soluzione è adatta alle piccole imprese e permette di tenere sempre sotto controllo le giacenze.

L’attività può essere organizzata suddividendo il file all’interno in tre fogli:

  • uno chiamato “magazzino”, dove registrare la merce presente nel magazzino, cioè la giacenza;
  • un altro detto “carico”, in cui si registra la quantità di merce ricevuta;
  • infine, serve un foglio dedicato allo “scarico”, cioè i materiali o i prodotti in uscita.

Per evitare discrepanze tra i dati dei tre fogli, è importante usare la funzione di Excel “convalida dati”.

L’uso dei codici a barre

Per chi si domanda come gestire un magazzino con codici a barre applicati agli imballaggi, la soluzione è un software gestionale che comprenda funzionalità adatte. Questo strumento permette di controllare in ogni momento giacenze e flussi delle merci, in entrata e in uscita. Ogni articolo è così tracciabile con facilità, semplificando la gestione di scorte, rimanenze e inventario.

Altri consigli su come gestire un magazzino di logistica

Un suggerimento per migliorare la gestione di un magazzino di logistica matura dalle logiche di marketing: è importante individuare punti di forza e punti di debolezza dei processi. I primi vanno consolidati e valorizzati per ottenerne un aumento di redditività. Sui secondi, invece, bisogna lavorare per trasformarli in opportunità, grimaldelli per migliorare l’operatività.

Ci sono alcune domande da cui partire:

  • quanto è facile trovare prodotti e merci nel magazzino?
  • i prelievi di merci e oggetti avvengono in modo corretto?
  • quali strumenti tecnologici sono utilizzati per gestire al meglio il magazzino?
  • la gestione del magazzino è centralizzata?
  • ci sono sistemi di sicurezza per controllare gli accessi al deposito?
  • è stato stabilito un sistema di incentivi per il personale?
  • è possibile avere in ogni momento il valore del contenuto del magazzino?

Le risposte agli interrogativi elencati qui sopra danno un primo quadro di riferimento per capire qual è lo stato di salute della gestione logistica.

È possibile attribuire un punteggio, un voto, a ogni aspetto toccato dalle diverse domande: in questo modo, si evidenziano a colpo d’occhio le criticità.

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